到了清代，才正式提出“应用文”的概念。清代学者刘熙载在《艺概·文概》指出：“辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行、有平行、有下行。重其辞乃所以重其实也。”这一概念自此一直沿用至今。
《尚书》是我国第一部以应用文为主体的文章总集，其中多是虞、夏、商、周四代帝王所发的文告、誓词等，有些是当时史官的记录，有些则是根据史料追述写成的。随着社会生产力的发展，书写材料也在起着变化，西周时冶炼技术发展很快，青铜器大量生产，并在上面铸有文字，被称为“铭文”，自此而后，一些重要文告常被铸鼎记载或公布。如周景王9年（公元前536年）郑国大夫子产把制定的刑法铸在鼎上公布，史称“刑书”；周敬王7年（公元前513年），晋大夫赵鞅和荀寅也把前执政者范宣子所制定的刑法铸在鼎上公布，史称“刑鼎”。
书写材料由甲骨而青铜，尔后经竹片、布帛，再到纸张，不断丰富和发展。史载秦始皇“日读一石”，即每天要批阅120斤的简牍公文，应用文在管理国家事务中的广泛应用可见一斑。后来，随着印刷术的发明和发展，应用文的运用更为广泛，逐渐成为社会生活中不可缺少的组成部分。历史上对政令的制作向来是十分郑重、严格的，并逐渐建立起一套程序、制度来保证其严谨和严肃性。《论语·宪问》中说：“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之。”一道政令，从拟稿、讨论，到修改、润色，须经过多人之手。这反映了春秋战国时期政令制作的大致情况。秦汉时期，颁发诏令的秘书机构设在丞相府，“置御史大夫以贰于相”，“受公卿奏事”，掌天下文书，同时“举刻按章”，监察百官。（《后汉书·仲长统传》）历魏晋，至唐宋，政令发布逐渐发展成严格的行政机构之间的职权分工和互相制约，实行“三省制”，“中书出令，门下审议，尚书执行”。有了制作、审勘、用印、监印、登记、送达等一整套严格制度。至此行政文书的创制发展到达成熟时期。但在长期的奴隶社会和封建社会，应用文的发展总体上还是比较缓慢的。